Dokumente sicher im Griff
04.08.2011 Dokumente sicher im GriffTönsmeier optimiert Auftragsannahme, Rückmeldung und Rechnungsstellung
Entsorgungsunternehmen beseitigen mit dem Altpapier unzählige Dokumente. Doch sie erzeugen auch viele, beispielsweise Lieferscheine, Wiegenoten oder Tagesberichte. Das Problem: Der Umgang mit Dokumenten kostet viel Zeit und Geld. Das geht allen Entsorgern so – doch die Tönsmeier Gruppe mit Stammsitz in Porta Westfalica hat die Herausforderung angenommen. Gemeinsam mit dem langjährigen Beratungspartner Implico GmbH aus Hamburg wurde das Projekt „Delfin“ konzipiert und realisiert. Das Ziel war, in wichtigen Bereichen den Umgang mit Dokumenten so effizient wie möglich zu machen. In einem nur dreimonatigen Projekt wurden die Fax-Auftragsannahme, die Tour, die Rückmeldung und die Rechnungsstellung optimiert.Automatisierung der Fax-Auftragsannahme
In der Vergangenheit konnten Kunden von Tönsmeier ihre Aufträge klassisch per Telefon, Fax oder E-Mail platzieren. Keiner dieser Wege war jedoch automatisiert. Tönsmeier erkannte schon vor mehr als zwei Jahren die verborgenen Potenziale und führte bereits 2009 ein SAP-Kundenportal ein. Es ermöglicht den Kunden unter anderem, ihre Aufträge rund um die Uhr über Internet zu erteilen. In diesem Jahr machte Tönsmeier den nächsten Schritt. Im Rahmen des IT-Projekts „Delfin“ wurde nun auch die Auftragsannahme per Fax automatisiert.
Die neue Auftragsannahme per Fax basiert auf individuellen Bestellformularen, auf denen die gewünschte Leistung einfach angekreuzt wird. Jeder Kunde bekommt seine eigenen Vorlagen geschickt. Diese zeigen seine Containerarten, Wiegearten oder Funktionsklassen. Die Auftragsfaxe werden zentral erfasst, dem richtigen Regionalcenter zugewiesen und verarbeitet. Das Auslesen erfolgt mittels einer OCR-Software, die den Kunden identifiziert und die beauftragten Leistungen erkennt. Durch die Integration in das SAP-System werden die Aufträge vollautomatisch direkt im SAP angelegt. Damit reduziert Tönsmeier die manuellen Aufwände bei der Auftragsannahme erheblich. Und für den Kunden ist der neue Bestellprozess extrem einfach und damit benutzerfreundlich.
